Für die erfolgreiche Umsetzung des Projektes ist neben der Mitarbeit der teilnehmenden Schulen die vertrauensvolle und unbürokratische Zusammenarbeit verschiedener Stellen notwendig.
Die Auswahl der Schulen,das Erstellen und Unterzeichnen der schriftlichen Vereinbarungen, die Auszahlung der Mittel und die organisatorische Betreuung des Gesamtprojektes liegen in der Hand dieses Fachbereiches, hier vertreten von Herrn Dieter Reimann.
Das Ermitteln der Startwerte und der Verbräuche, ggf.das Einfügen von Korrekturfaktoren, sowie die Witterungsbereinigung wird von Herrn Rudolf Günther übernommen. Darüber hinaus ist er der erste Ansprechpartner für technisch und baulich orientierte Verbesserungsvorschläge. Die Berechnung der Einsparungen und Auszahlungsbeträge erfolgt durch Herrn Andreas Klöker vom Eigenbetrieb Immobilien und Gebäudemanagement. Herr Klöker ist verantwortlich für den Betrieb der technischen Anlagen sowie die Datenerfassung und Datenaufbereitung zum Energieverbrauch.
Der Verein ist mit der Umsetzung des Konzeptes von der Stadt beauftragt. Zu den Aufgaben gehört die pädagogische Begleitung sowie Beratung der Schulleitungen und Lehrkräfte.
Mit Frau Prof. Dr. Eva Gläser, Fachgebiet Sachunterricht, kooperieren wir bei der Planung und Durchführung von projektbezogenen Lehrerfortbildungen. Bei der Auswertung unseres Malwettbewerbes hat sie uns fachlich unterstützt. - Die Universität Osnabrück ist über einen seit 1991 laufenden Kooperationsvertrag mit dem Verein damit verbunden. Deshalb haben wir unsere Büros in der Universität Osnabrück.
Jede Schule erklärte sich in der Vereinbarung mit der Stadt bereit, eine dauerhafte Struktur aufzubauen, mit der sich die Projektziele erreichen lassen. Im Mittelpunkt der pädagogische Betreuung steht die Schulung der EnergiemangerInnen sowie die Betreuung der Energieteams der Schule. Das PE-Team organisiert auch Projekttage und unterstützt die Schulen bei der Durchführung dieser Tage. In Einzelfällen übernimmt das Team auch jahrgangsbezogenen Unterricht in einzelnen Klassen. Darüber hinaus berät sie die Schulleitungen und Kollegien im Rahmen des Projektes.
Im Januar 2009 fand als „Einstiegsveranstaltung“ im Schulzentrum Sonnenhügel ein sehr gut besuchter Vortrag von Herrn Hartwigs Cordts (Hamburg, Projektkoordinator „Fifty-Fifty“) statt. Neben interessierten Lehrkräften des Schulzentrums waren auch Schulleiter und Lehrkräfte weiterer „Energiesparschulen“ anwesend. Herr Cordts, selber Lehrer, fand die geeigneten Worte, um die Lehrkräfte auf das Energiesparen an Schulen einzustimmen und berichtete ausführlich und anschaulich vom erfolgreichen Hamburger Modell.
Zur Unterzeichnung der Verträge mit dem Schulverwaltungsamt fanden sich die beteiligten Schulleiter sowie Herr Freund als Leiter des Fachbereichs Schule und Sport ebenfalls im Schulzentrum Sonnenhügel zusammen (die NOZ berichtete am 20.06.2009)
Im Jahr 2014 jat das PE-Team an Veranstaltungen des Oldenburger Energieclusters OLEC e.V.teilgenommen: http://www.energiecluster.de/